I fasen for planinitiativ tar forslagsstiller, enten det er grunneier, utvikler eller andre interessenter, initiativ til å lage ny reguleringsplan for et nærmere avgrenset område, stort eller lite. I denne fasen er det viktig å være tydelig på hvorfor initiativet blir tatt, klargjøre rammebetingelsene for planarbeidet og være åpen for alle muligheter en ny reguleringsplan vil kunne gi.
I denne fasen må forslagsstiller kunne redegjøre for ønsket bruk av arealet og presentere forslaget på en måte som viser at planområdet egner seg for ønsket utbygging. Dette innebærer at forslagsstiller må kjenne overordnete planer og retningslinjer, samt politiske strategier og føringer.Hensikten med en plan er å skape muligheter for bruk, livsutfoldelse og verdiskapning. Samtidig har planens potensielle brukere og naboer interesser som kan være krevende for initiativtaker. Initiativtaker gjør klokt i å informere brukere tidlig gjennom involvering, dialog og varslinger. Gjennom tidlig sondering med brukergruppen kan initiativtaker ´selge´ sine ambisjoner direkte og allment. Tidlig involvering av brukerne vil være informativt og dempe potensialet for konflikt i senere faser.
Kommunens planmyndighet må vurdere hvilke muligheter og hvilket potensial som finnes i planinitiativet. Om nødvendig kan kommunen avvise planinitiativet på saklig grunnlag ved å vise hvordan initiativet er i strid med overordnet plan og retningslinjer, og hvorfor det ikke kan anbefales som grunnlag for et planarbeid. For øvrig:
Fasens sentrale prosessutfordringer:
- Forslagsstiller/utbygger må definere hva eiendommen ønskes brukt til.
- I samråd med kommunens planmyndighet utrede hvordan planinitiativet kan bidra til å realisere målene i kommunens overordnete planer.
- Forslagsstiller vil normalt ha behov for bistand av arkitekt med planfaglig kompetanse og etter hvert ulike former for konsulentbistand. Forslagsstiller bør også skaffe seg en utbygger for å kvalitetssikre at reguleringsforslaget er egnet for senere utbygging.
- Naboer og andre berørte bør få vite om initiativet før formell varsling av planoppstart, for at forslagsstiller tidligst mulig skal få informasjon om muligheter, risiko og kunnskap om hva nærområdet vil akseptere. Nabolagets aksept og toleranse vil øke gjennom tidlig involvering og forutsigbar medvirkning.
- Fylkesmannen skal samordne statlige innsigelser og interesser. Det er av stor verdi at kommunens planmyndighet har god kontakt med Fylkesmannen og kjenner sektormyndighetenes krav og vilkår. Dette gjelder særlig vei- og jernbanemyndigheter. Hvis lokal planmyndighet kan redegjøre for alle kjente forutsetninger og føringer, vil det forebygge at andre skaper uforutsigbare og fragmenterte inngrep i etterfølgende faser.
- Kommunen må skolere sine ledere og saksbehandlere slik at de kan møte initiativet på en konstruktiv måte.
- Noen grunneiere er fristet av å få endret reguleringsformål slik at eiendommens salgspris øker. Slike reguleringsplaner vil fort svikte når planen skal realiseres. Planinitiativ uten forankring i en konkret utbygging bør derfor unngås. Dersom eiendommen ligger i et område som blir berørt av områderegulering, kan imidlertid eiendommen reguleres til nytt formål uten forankring i aktuelt utbyggingsprosjekt. Kravet til realiserbarhet vil i slike tilfeller bli ivaretatt gjennom senere detaljregulering.
Ansvars- og arbeidsinndeling i fasen:
Forslagsstiller
- Ta initiativ på en måte som kan føre til måloppnåelse.
- Redegjøre for hvordan planinitiativet bidrar til realisering av kommunens overordnede planer. Kartlegge temaer for fremtidige dialogmøter.
- Klargjøre hva eiendommen skal brukes til. Utvikle forslag til visjon og ambisjon.
- Kartlegge temaer for fremtidige dialogmøter. Skaffe seg en utbygger for å sikre og klargjøre vilkår for realisering.
- Skaffe seg en utbygger for å sikre og klargjøre vilkår for realisering. Mandat og rammer for reguleringsplanprosessen.
Leveranser fra fasen
- Mandat og rammer for reguleringsplanprosessen.
Bruker
- Bli orientert og involvert.
Leveranser fra fasen
- Er blitt kjent med initiativet.
Utøvende
- Tilføre fagkunnskap og ta ansvar for å utvikle planens faglige innhold på en effektiv måte.
- Et team som kan gjennomføre reguleringsplanleggingen.
- Det bør gjøres en tidlig vurdering av hvordan planinitiativet forholder seg til områdene rundt, gjennom analyse av sol/skygge, vind, terreng, landskap og omkringliggende bygninger. I store utbyggingsprosjekter bør det også utføres en sosiokulturell stedsanalyse i denne fasen.
- Dersom kommunen ikke har maler/stikkordslister for det som skal gjennomgås i oppstartmøtet, kan oppstartsmøte forberedes med KMDs reguleringsplanveileder/Underlag til oppstartsmøte1.
Leveranser fra fasen
- Faglige nøkkelpersoner er valgt
Kommunen (offentlig)
- Møte initiativtaker åpent og inviterende.
- Klargjøre:
- Hvilke muligheter rammene i kommuneplanens arealdel og andre overordnede planer, retningslinjer og føringer gir.
- Avklaringer gjort med Fylkesmann og sektormyndigheter – sannsynlige kostnader knyttet til lokal praksis for avgifter, reguleringsbestemmelser og utbyggingsavtaler.
- Sannsynlige kostnader knyttet til lokal praksis for avgifter, rekkefølgekrav i reguleringsbestemmelser og praksis for utbyggingsavtaler. I tilfeller hvor det er nødvendig sender kommunen foreløpige tilbakemeldinger til forslagsstiller.
- I tilfeller hvor det er nødvendig sender kommunen foreløpige tilbakemeldinger til forslagsstiller.
- Innkaller til og gjennomfører oppstartsmøte – byrdefordeling, rekkefølgekrav, foreløpige rammer og premisser for regulering.
Leveranser fra fasen
- Foreløpige rammer og premisser for regulering.
Oppstartsmøte
Når forslagsstiller er en annen enn planmyndigheten selv, skal planspørsmålet legges frem for planmyndigheten i et oppstartsmøte, før planarbeidet kan varsles/kunngjøres. Det skal skrives referat fra oppstartsmøtet. Dersom det er uenighet på vesentlige punkter om det videre planarbeidet, kan forslagsstiller kreve spørsmålet forelagt kommunestyret til vurdering, jfr. § 12-8. I oppstartsmøtet skal partene legge grunnlaget for å kunne organisere og gjennomføre planprosessen på en forutsigbar og effektiv måte. Det er avgjørende at partene vil skape noe sammen og at de evner å samles om en felles ambisjon og visjon. Det er viktig at partenes representanter er planfaglig kvalifisert. Om planinitiativet avviker fra kommuneplanens føringer og andre rammebetingelser, må oppstartsmøtet avklare eventuelle behov for planprogram etter pbl. § 12-9. For planer som kan få vesentlig virkning for miljø og samfunn, skal det utarbeides planprogram etter reglene i § 4-1 og/eller konsekvensutredning (KU), jf. pbl. kap. 14 med forskrift. Planprogrammet skal redegjøre for eventuelle avvik fra kommuneplan eller overordnede retningslinjer. For øvrig:
Fasens sentrale prosessutfordringer:
- Oppstartsmøtet må gjennomføres i en felles erkjennelse av at partene skal skape noe sammen. Dette samvirket må være forpliktende uten å binde forslagsstiller i hva som foreslås eller kommunen i hva som til slutt blir vedtatt. Oppstartsmøtet må avklare forventninger og skape løsningsorienterte parter.
- I oppstartsmøtet må kommunen møte initiativet på en konstruktiv måte, og orientere om kommuneplanens muligheter og begrensninger, samt andre kjente forhold av betydning. Dette kan være utfordrende dersom initiativet er i strid med vedtatt kommuneplan.
- Partenes representanter skal være kvalifiserte. Partene eller deres rådgivere må forstå plansystemet, kjenne relevante deler av Plan- og bygningsloven, og forstå forholdet til etterfølgende byggesak(er).
- Forslagsstiller og kommune må ha forhandlingsvilje, være trent i positiv forhandlingsevne og i å utvikle balanserte kompromiss.
- Ved områderegulering bør en søke enighet om at planområdet detaljreguleres i samme prosess. De delene av planområdet som eventuelt ikke er modent for detaljregulering må i så fall bli unntatt, for eventuell senere detaljregulering. Områdereguleringen vil i kombinasjon med tilstrekkelig regulering skape økt forutsigbarhet og mer langlivete planer med muligheter til å ta opp markedsendringer på en bedre måte. Potensialet for nødvendige omkamper blir redusert.
Ansvars- og arbeidsinndeling i fasen:
- Samles om visjon, ambisjon og kvalitetsprinsipper som partene er enige om. Forpliktende for begge.
- Komme til enighet, avtale vilkår for oppstart reguleringsplanarbeid og referatføre i tråd med lovkrav.
- Avklare:
- Politisk vilje.
- Forslagets innhold og belyse det så godt som mulig.
- Behov for fremtidige dialogmøter.
- Behov for planprogram og/eller KU.
- Beslutte:
- Tidsplan.
- Avtalestruktur for avtalene som utbygger, kommune og andre må forventes å signere før realisering av reguleringsplanen, samt struktur for fordeling av økonomisk byrde.
- Planområdets utstrekning.
- Ved områderegulering, beslutte om deler av planområdet kan detaljreguleres i samme planprosess.
- Hvilke særlige og generelle kvalifikasjonskrav som stilles til den/de som skal representere forslagsstiller og kommunen når det gjelder kompetanse innenfor planarbeid, juss og økonomi.
Leveranse for fasen
- Omforent referat med føringer for reguleringsarbeidet
Oppstartsmøtet må altså klare, så langt det er mulig, å samle forslagsstiller og kommunen om en felles visjon og ambisjon for planområdet som tar sitt utgangspunkt i de overordnede målene i kommunens overordnede planer. Partene må komme frem til en gjensidig forståelse av kvalitetselementene som planen må inneholde, og at disse er i tråd med kommunens planverk. Gjennom den enkelte plan skal målene operasjonaliseres og realiseres. Hvis det er sprik i visjon og ambisjon må partene klargjøre hvilke konsekvenser det vil kunne få for planen og planarbeidet. Bygg21 har samlet beste kunnskap om bærekraftige bygg og områder i «10 kvalitetsprinsipper for bærekraftige bygg og områder». Oppstartsmøtet kan støtte seg til disse prinsippene når planens mål skal konkretiseres og omforenes. Gode bygg og områder:
- Stimulere til kontakt, aktivitet og opplevelser
- Gir gode lysforhold og utsyn
- Gir god luftkvalitet og lav støybelastning
- Ivaretar sikkerhet
- Ivaretar god tilgjengelighet til og på stedet
- Har lang levetid
- Gir smart utnyttelse av arealene
- Utnytter energien godt
- Er bygget med god ressursutnyttelse og lave klimagassutslipp
- Gir lave drifts- og vedlikeholdskostnader
I tillegg må reguleringsplanens mål ivareta stedets identitet og byggeskikk på egnet måte. Figuren på neste side illustrerer viktigheten av at kvalitetsprinsippene vektlegges samtidig, i det omfang som partene enes om.
Figur Figuren er hentet fra Bygg21 rapporten «10 kvalitetsprinsipper for bygg og områder». Ved utvikling av omforent visjon, mål og delmål for området, må kvaliteter og kvalitetsmål i kommuneplanen følges opp.
