Dersom oppstarten ikke er forberedt i tråd med fase 1 Planinitiativ, må forslagsstiller og kommunens planmyndighet komme à jour med oppgaver og fokusområder som er omtalt i fase 1.
I denne fasen skal det avklares om forslaget vil utløse behov for planprogram og konsekvensutredning etter § 12-9 og § 4-1.
I oppstartsfasen må forslagsstiller organisere arbeidet på en måte som gir gode vilkår for godt samarbeid med kommunen. Den beste løsningen er å prosjektorganisere arbeidet. Prosjektorganisasjonen har en rekke fortrinn som vil:
- Utvikle reguleringsplanforslaget, juridiske og økonomiske vilkår og avtaler på en strukturert måte.
- Tydeliggjøre reguleringsarbeidets behov for faglig støtte.
- Strukturere reguleringsplanarbeidets krevende samspill og forhandlinger på en ryddig måte.
Det er viktig å etablere et system for å loggføre dialog, merknader, reaksjoner og varslinger så fort som mulig. I denne fasen planlegges når og hvordan naboer og andre med interesser i og for planen skal delta. Fasen avsluttes med en prosjektplan som gir en rasjonell og tydelig prosjektgjennomføring. Prosjektplanen er en konkretisering av visjonen og det programmet som forslagsstiller og eventuelt planmyndighet ønsker blir ivaretatt gjennom planprosessen. For øvrig:
Fasens sentrale prosessutfordringer:
- I oppstart og gjennomføring må forslagsstiller og kommune møtes jevnlig etter behov. Tilstrekkelig ressursbruk tidlig vil forebygge sløsing med tid. Rask gjennomføring vil redusere risikoen for at planforslagene er foreldet når de kommer til godkjenning.
- Kommunens planmyndighet må, for å kunne opplyse planprosessen, til enhver tid kjenne sektormyndighetenes ulike føringer og preferanser og hvordan Fylkesmannen forventes å samordne eventuelle statlige innsigelser, herunder eventuell avskjæring av enkelte innsigelser. Sektormyndighetenes og andre berørtes bemerkninger til det konkrete planinitiativet mottas etter varsling/kunngjøring av planoppstart.
- Forslagsstiller skal utvikle planprogram og konsekvensutrede når loven krever det, dersom ønsket tiltak ikke er konsekvensutredet i tidligere planer (jfr. Forskrift om konsekvensutredning § 6). Planprogram skal redegjøre for planens formål, planprosessen, alternativer som vil bli vurdert og behovet for utredninger. Hensikten med planprogrammet er å gi forutsigbarhet og benyttes selv om krav til konsekvensutredning ikke er tilstede.
- Forslagsstiller må ivareta kulturminnelovens undersøkelsesplikt § 9. Riksantikvaren har en egen veileder for dette.
- Kommunen forhandler med forslagsstiller. Kommunens forhandler skal ikke være samme person som er kontakt og bidragsyter/saksbehandler i planarbeidet.
- Mal for varsling og kunngjøringsannonse skal utarbeides og varselet skal inneholde referat fra oppstartsmøtet.
Ansvars- og arbeidsinndeling i fasen:
Forslagsstiller
- Etablere prosjektorganisasjon og styre for å gjennomføre i godt samvirke med planmyndighet.
- Varsle oppstart og kunngjøre gjennom annonse i en avis som er alminnelig lest på stedet, over en periode på 30 dager. Ved planforslag som krever konsekvensutredning er høringsfristen minimum seks uker.
- Initiativets konsekvens skal sannsynliggjøre:
- hvordan tenkt bruk skal koble seg til områdene rundt (stedsanalyse)
- transportbehov og skisser til løsning
- behov for tid, penger og organisering
- muligheter for nødvendig finansiering
- Kartlegge temaer for fremtidige dialogmøter.
- Arrangere nabomøter for å selge visjon og ambisjon, klargjøre og informere om opplegg for dialog og høring. Se veileder H-2302 B «medvirkning i planlegging»
- Etablere system for å sluse inn reaksjoner.
- Sørge for at et system for å loggføre blir etablert.
- Etablere struktur for prosjektmøter.
- Selge oppstartsmøtets omforente visjon og ambisjon, og klargjøre og informere om opplegg for dialog og høring.
Leveranser fra fasen
- Forslagsstillers forpliktende planprogram eller annen prosjektplan for utarbeidelse av planforslag
Bruker
- Bli informert
- Delta etter mulighet og interesse
Leveranser fra fasen
- Plan for medvirkning.
Utøvende
- Planlegge faglig arbeid.
- Etablere system for å loggføre (b) dialog med naboer, merknader, reaksjoner, varslinger og dialog med sektorinteressenter.
- Planlegge arrangementer og møteplasser.
Leveranser fra fasen
Gjennomføringsplan i tråd med forslagsstillers prosjektplan
Kommunen (offentlig)
- Bidra i utsjekk av berørte sektorinteresser. Plan for medvirkning.
- Sannsynliggjøre planinitiativets konsekvens når det gjelder:
- Byrdefordeling, rekkefølgekrav og evt. krav om fordeling av planskapt netto verdiøkning/urbant jordskifte
- Forventede og antatt nødvendige avtaler og vilkår for utbygging*
- Vei, avløp, vann, energi og miljø
Leveranser fra fasen
- Kommunens tillegg til forslagsstillers prosjektplan
Reguleringsplanarbeidet bør organiseres i en prosjektorganisasjon som kan ivareta følgende funksjoner:
- Normalt er det forslagsstiller som etablerer prosjektorganisasjon med ledelse og nødvendig sekretariat.
- Forslagsstiller oppnevner styre eller en styringsenhet som ivaretar forslagsstillers interesse og føringer når denne ikke kan ivaretas av forslagsstiller personlig.
- Eget råd. Særlig i større og/eller komplekse planområder vil styret ha nytte av å involvere direkte representanter for kommunale fagetater, myndigheter med innsigelsesrett og andre med særlig interesse i områdets regulering.
- Prosjektleder skal ha særlig planfaglig kompetanse. Prosjektleder rapporterer til forslagsstiller.
- Kvalifiserte personer og team skal utvikle planforslaget med reguleringsbestemmelser og eventuelt utkast til utbyggingsavtale, herunder vurdere planens økonomiske potensial og byrdefordeling.
- Kommunen må utpeke en primærkontakt som skal ha løpende dialog med forslagsstiller og prosjektteamet. Primærkontakten klargjør så langt som mulig politiske føringer, overordnete planer og retningslinjer og risiko for innsigelser fra offentlige etater med innsigelsesrett. Primærkontakten skal løpende oppdatere kommunen og fylkesmannen, og klargjøre eventuell motstrid mellom overordnet plan/føringer og forslagsstillers behov, slik at det blir lettere å balansere og avstemme eventuelle innsigelser. Kommunens primærkontakt skal samarbeide med prosjektleder og dennes team og støtte de i kommunen som skal forhandle vilkår i utbyggingsavtale, reguleringsbestemmelser, herunder rekkefølgekrav.
Normalt er det forslagsstiller som etablerer prosjektorganisasjonen.